Und mit einem Mal wurde vieles anders. Aus Sicht der Arbeit hat uns Corona recht unvorbereitet erwischt!
Da waren wir nun im Lockdown angekommen und mussten recht schnell klären, wie die Arbeit weitergehen kann. Am Anfang war klar, eine Zusammenarbeit physisch in Workshops mit 10, 20 Teilnehmern ist undenkbar - ja unmöglich!
Die Arbeit einstellen und in Kurzarbeit gehen, nein keine Lösung, schließlich wollten wir unsere Projekte (sh. z.B. Blogbeitrag zu maschinellem Lernen) im geplanten Budget und vor allem Zeitraum abschließen. Den Kopf in den Sand zu stecken war also keine Option.
Also frisch auf und schauen was unsere Bordmittel wie Microsoft Office 365 im Gepäck haben und was es „da draußen“ sonst noch gibt.
Schnell stellten wir fest, dass Zusammenarbeit nicht nur auf Audio- und/oder Videokonferenzen mit Powerpoint & Co im Screensharing beschränkt bleiben muss. Mittlerweile gibt es doch eine ganz Menge an Werkzeugen zur Zusammenarbeit mit denen man auch Workshops (nahezu) wie bei physischen Treffen durchführen kann.
Online Kollaboration geht!
Im Wesentlichen braucht es zwei Dinge: ein gutes und funktionales Audio- und Videokonferenztool und ein digitales Whiteboard, das intuitiv bedienbar ist, ohne tagelange Einweisung und sich digital so bearbeiten lässt wie ein klassisches analoges Whiteboard bzw. Flipchart.
Ein Vorteil in Coronazeiten ist, dass die Anbieter dieser Lösungen schnell erkannten, dass der Bedarf auf einmal sprunghaft anstieg und häufig zeitlich oder inhaltlich begrenzte freie Zugänge zum Testen gewähren. Wir haben eine Handvoll der Tools getestet und miteinander verglichen. Für die Echtzeitkommunikation haben wir uns näher mit unserem Bordsystem "Microsoft Teams", sowie daneben "Zoom" und Ciscos "Webex Meetings" befasst. Die Tools für Whiteboardlösungen die wir betrachtet und ausprobiert haben, waren ebenfalls "Microsoft Teams", daneben "MURAL" und "miro" sowie das aus Deutschland stammende "Conceptboard".
Die Lösungen bieten heute schon eine ganze Menge, an einigen Stellen sind Sie sogar besser als das analoge Pendant. Die von uns genutzten Tools bieten beispielsweise eine unbegrenzt große Fläche zum Arbeiten - quasi eine Endlos-Papyrusrolle; Papier, das niemals ausgeht!
Man kann alle möglichen Dateiformate einfügen, um Informationen zu visualisieren. Man kann, ganz klassisch, mit post-its - nur halt digital - arbeiten und das mit allen Workshopteilnehmern gleichzeitig.
Beispiel einer Whiteboard-Ansicht
Anstatt des üblichen Abfotografierens nach dem Workshop bleibt das Whiteboard einfach zum Weiterarbeiten bestehen oder man verteilt das Erarbeitete als pdf per Mail.
Auch Moderatorfunktionen sind integriert; so kann man die Teilnehmer auf einen bestimmten Whiteboardbereich „ziehen“ z.B. zu Beginn, wenn etwas erklärt wird oder nach Gruppenarbeiten, in dem die Ergebnisse reflektiert werden sollen.
Apropos Gruppenarbeit. Wer kennt es nicht; man hat eine Audio- oder Videokonferenz mit vielen Teilnehmern und viele sprechen gleichzeitig, auch wenn man Regeln, wie digitales Handheben oder „Mikro aus“ wer nicht spricht, vereinbart hat. Manchmal ist es halt schwierig das aus der Ferne zu managen. Im realen Raum ist das zugegeben etwas einfacher.
Auch hier bieten einige der Anwendungen Hilfestellungen, wie etwa das „muten“ der Teilnehmer durch den Moderator. Darüber hinaus bieten ebenfalls viele der Tools – wie im echten Workshop – die Möglichkeit zur Gruppenarbeit, in denen der Teilnehmerkreis in mehrere Kleingruppen aufgeteilt wird, die unabhängig voneinander arbeiten und miteinander sprechen können. Diese "Breakout-Sessions" genannte Gruppenarbeit kann, je nach Komfort der Anwendung, vom Moderator oder per Zufall in die entsprechende Gruppengröße aufgeteilt und mit einer Zeitvorgabe (Timebox) versehen werden. Der Moderator kann die Gruppenarbeiten „besuchen“ bzw. von den Teilnehmern bei Rückfragen aufgefordert werden hinzuzukommen.
Daneben bieten viele Anwendungen (digitale) Klebepunkte für Abstimmungen, so wie man es aus der analogen Welt kennt oder sogar eine digitale Abstimmung, „ein Voting“.
Ein paar Dinge muss man bei all den Lösungen dennoch berücksichtigen. Für Workshops ist auf jeden Fall die Einbindung der Teilnehmer per Video sinnvoll. Das erzeugt ein wenig die Nähe, wie man sie auch im physischen Termin hätte und dafür ist eine gute Internetverbindung Voraussetzung. Zweitens nicht alle dieser Tools werden auf europäischen Rechenzentren gehostet und sind nicht grundsätzlich DSGVO konform. Abhängig von der Firmenrichtlinie muss man hier entsprechend agieren und mit der IT nach Lösungen suchen, die ggf. auch skalierbar sein können.
In unserem Team haben wir uns letztendlich entschieden "Microsoft Teams" für die Echtzeitkommunikation weiter zu nutzen, wenngleich das Thema Breakoutsessions sehr umständlich gelöst ist, aber unsere Häuser damit arbeiten dürfen. Es ist halt ein Kompromiss. Als Whiteboardlösung setzen wir "miro" ein, da diese derzeit aus unserer Sicht am Weitesten entwickelt ist, obwohl sich hier nahezu im Wochentakt bei den dicht beieinanderliegenden Tools etwas Richtung Leistungsfähigkeit und Erweiterungen tut.
Unser Fazit
Neben den heute in den Unternehmen schon sehr gängigen Anwendungen für Audio-/Videokonferenzen gibt es mittlerweile auf dem Markt eine ganze Reihe von Lösungen, mit denen man Workshops wie bei realen physischen Treffen stattfinden lassen kann. In digitalen Workshops mit Gruppen aus der Ferne so zusammen zu arbeiten – neudeutsch „Remote Collaboration“ - wie in der analogen Welt ist durchaus möglich und keine Raketenwissenschaft. Die Tools sind marktverfügbar und intuitiv nutzbar.
Weitere "Lessons Learned" von uns sind dabei:
- digitale Meetings beginnen deutlich pünktlicher
- die Eingewöhnungszeit ist recht kurz, auch für Kollegen, die mit diesen Werkzeugen bisher nicht gearbeitet haben
- das "Onboarding" mit den Tools kann im Workshop selbst über kleine Auflockerungsübungen stattfinden
- das Arbeiten damit ist sehr konzentriert und fokussiert; es braucht kürzere Sessions und kleine Pausen
- es werden in kürzerer Zeit als in Life Workshops, gute Ergebnisse erzielt
Wir nutzen diese Werkzeuge seitdem intensiv und haben festgestellt, dass die Arbeit nebenbei so auch viel Spaß macht.
Und wann startet ihr „remote“ durch?
#einfachmachen
Wenn ihr Fragen oder Anmerkungen dazu habt, mailt uns, wir freuen uns.
Ahoi und bitte bleibt gesund - Euer Kolumbusteam
Verfasser: Andreas Vieth